Costul total al unui angajat este suma tuturor cheltuielilor pe care le suportă firma pentru a-l avea în echipă: salariul brut, contribuțiile datorate de angajator, beneficiile, echipamentele, instruirea, spațiul și timpul de coordonare. Cifra este întotdeauna mai mare decât salariul din contract și trebuie cunoscută înainte de angajare. Criteriile de mai jos te ajută să construiești o estimare realistă, fără să te bazezi pe cifre care se pot schimba.
De ce salariul din contract nu este costul real
Mulți antreprenori compară salariul net pe care îl discută cu candidatul cu veniturile pe care le estimează pentru lună. Diferența dintre acea sumă și ce plătește efectiv firma este însă substanțială. Pe lângă salariul brut, angajatorul datorează contribuții și alte sume prevăzute de reglementări, care se calculează separat. Ele se pot modifica în timp, motiv pentru care e bine să ceri contabilului o simulare actualizată la momentul deciziei.
Apoi apar costurile care nu se văd pe fluturaș: un calculator, un telefon, programe, spațiu de lucru, consumabile. Și, poate cel mai important, timpul tău și al colegilor pentru instruire și coordonare în primele luni, perioadă în care productivitatea noului venit crește treptat.
Criteriul 1: costurile directe și recurente
Acestea revin lunar și sunt ușor de prevăzut. Includ salariul brut, contribuțiile angajatorului, eventualele sporuri sau prime stabilite prin contract, tichetele și alte beneficii, dacă le oferi. Include și costul serviciilor externe legate de angajat: salarizare, medicina muncii, instruiri periodice. Când salarizarea este făcută de un furnizor, tariful lui poate fi calculat per angajat, iar o parte din cost crește odată cu fiecare persoană nouă; pentru detalii despre acest tip de serviciu, vezi materialul despre salarizarea externalizată.
- salariul brut și contribuțiile aferente angajatorului;
- beneficiile acordate: tichete, asigurări, bonusuri;
- serviciile externe: contabilitate, medicina muncii, instruire;
- consumabilele și abonamentele folosite de angajat.
Criteriul 2: costurile de început
La angajare apar cheltuieli o singură dată sau puțin frecvente: echipamentul de lucru, mobilierul, licențele pentru programe, controlul medical inițial, instruirea de securitate, eventual costurile de recrutare, cum ar fi anunțurile plătite. În primele luni, există și un cost implicit de productivitate: persoana lucrează mai lent, face mai multe greșeli și cere mai mult timp de la colegi. Pune o valoare pe aceste ore, chiar dacă nu apar în nicio factură.
Un calcul onest îți arată dacă angajarea este sustenabilă sau dacă o colaborare punctuală ar fi mai potrivită. Pe de altă parte, un angajat bine ales și bine integrat se amortizează prin timpul pe care îl recuperezi și prin munca pe care o poți prelua.
Criteriul 3: costurile ascunse și riscurile
Un angajat înseamnă și obligații pe care nu le ai cu un colaborator: concedii plătite, zile de boală, perioade de preaviz, eventuale costuri de încetare. Mai există și costul înlocuirii, dacă persoana pleacă: o nouă recrutare, instruire de la zero și pierderea cunoștințelor acumulate. De aceea, merită să investești în condiții bune de muncă și în relații corecte, pentru că păstrarea unui angajat costă, de obicei, mai puțin decât schimbarea lui.
Include în plan și o rezervă pentru perioadele slabe. Un salariu se plătește chiar și într-o lună fără comenzi, deci verifică dacă firma are lichidități pentru cel puțin câteva luni de costuri fixe suplimentare.
Cum construiești calculul pas cu pas
Poți folosi un tabel simplu, cu trei coloane: costuri lunare, costuri de început și costuri estimate pe an. Completează-l împreună cu contabilul, folosind cifrele în vigoare. Apoi compară totalul cu venitul suplimentar sau cu economia de timp pe care angajarea ar trebui să o producă. Dacă rezultatul nu justifică costul, ia în calcul alternative: program parțial, colaborare, externalizarea unei părți a sarcinilor.
Recalculează după șase luni, cu costurile reale, nu cu cele estimate. Diferențele îți arată unde ai subestimat și te ajută la următoarea decizie. Pentru mai multe materiale despre angajarea într-o firmă mică, poți parcurge secțiunea despre angajați.
Un exemplu de structură pentru estimare
Imaginează-ți o firmă de servicii cu patru oameni care vrea să adauge un asistent administrativ. În tabelul de estimare, patronul trece salariul brut, contribuțiile angajatorului, costul unui calculator și al programelor, costul controlului medical și al instruirii, o parte din tariful contabilului pentru salarizare și o sumă lunară pentru consumabile. Apoi adaugă o linie pentru timpul propriu de instruire în primele două luni. Totalul, împărțit la douăsprezece luni, îi arată costul mediu real al noului coleg. Rezultatul este, aproape întotdeauna, mai mare decât prima impresie.
Odată cu cifra în față, se poate evalua cu seriozitate dacă postul aduce venituri sau economii suficiente. Dacă da, decizia este bine fundamentată. Dacă nu, ai evitat o greșeală costisitoare.
Nu uita că, odată cu un angajat, crește și volumul de documente: contracte, evidențe, declarații. Chiar dacă fiecare nu pare mult, adunate cer organizare și, uneori, un contabil mai disponibil. Include această creștere în calcul, ca să nu fii surprins de tariful de la a doua sau a treia angajare.
Notează în acest tabel și ipotezele folosite, de exemplu numărul de ore de instruire sau valoarea echipamentelor, ca să poți verifica ulterior ce s-a confirmat și ce nu.
Când nu e momentul potrivit
Dacă veniturile sunt foarte instabile sau dacă firma abia a pornit, poate fi mai prudent să amâni angajarea și să acoperi nevoile cu un colaborator sau cu un serviciu extern, plătit doar când este folosit. Angajarea ar trebui să fie răspunsul la o nevoie constantă și previzibilă, nu o reacție la o săptămână aglomerată. Gândește-te la ce se întâmplă dacă veniturile scad cu o treime: poți încă plăti toate costurile? Răspunsul sincer la această întrebare face diferența între o decizie curajoasă și una imprudentă.
